経理

不正率No1の現金商売!その防ぎ方対策はこれだ!あなたの会社は大丈夫ですか?

不正

 

現金商売である飲食業や理美容業は現金がなくなる、
合わないといった不正が多い業種として有名です。
(他にも建設や不動産、運送業もキックバックといった不正が多いですよね。)

あなたがそれらの業種を営んでいたり、現金が多い商売を営んでいたら、不正をどのように防止し、
また不正が既に起きてしまったならば再発防止をするにはどうしたらよいのでしょうか。

 

その対策について一緒に考えてみましょう。

 

目指せ、不正ゼロ! 不正、撃退!

 

なぜ不正が行われるのか

そもそもなぜ不正が行われるのでしょうか。

不正が行われる理由は、生活が苦しいから、趣味の為にお金が必要になるから、
スリル感を味わいたいから、と不正を起こす人によって色々あるかもしれませんが、
1番の理由としては不正ができてしまう状況があるからです。

 

会社のリスクを減らすためには性悪説をとり、不正を起こすことができない仕組みを作ることが重要です。

 

例えば、飲食業等の現金商売の業種が不正が起きてしまうのは現金の管理が甘いからです。
(甘いと不正ができてしまう状況を作ってしまっています。)

 

飲食業でいえば売上金とレジの釣り銭、仕入れや消耗品といった経費の支払いの
お金をひとつにしてごちゃごちゃになっていませんか?

 

困る

 

売上金をレジに入れて、その中から経費の支払いをしてしまうとお金を抜いたとしても
分からなくなってしまう場合があります。

 

売上金をレジ機能を使いちゃんと追いかけていればいいですが、その機能を使っておらず、
釣り銭を除いたのが売上金としてしまうと不正がしやすいです。

またレジ機能を使ったとしても経費をそこから自由に使えるようにしていたら、
お金を抜かれると追えなくなってしまうこともあります。

 

不正が起きない仕組み作り

では、不正を防ぐために効果的な仕組みはどういったものが考えられるのでしょうか。

 

飲食業等の場合の一つの答えとして、売上金、釣り銭、経費用の現金と3つに分けることをお勧めします。

 

3つに分けることに加え売上金を毎日封筒に分け、その封筒ごとに口座へ入金することにより、
レジの売上明細と通帳の入金が合致するため、売上金を通帳に入金しない、という不正も防げます。

 

釣り銭は毎日5万円なら5万円と一定に維持する。

 

経費用の現金はエクセルやノート等で、入出金を含めた残高推移を作り、経費の支払明細と領収書又は
レシートがセット(照らし合わせ)になるように整理する。

 

残高が足りなくなったら、社長や経理担当が売上金でないところから補充する、
ということが大切です。(イメージは社内ATM!)

 

毎日売上金がある飲食業等は上記の仕組みを作りますが、
一般企業で現金を扱うところについては、金種表を作り、1人ではなく、
必ず2名以上で残高の相互チェックが必要です。

 

また、経理担当をずっと同じ人が行うと業務や確認が形骸化してしまい、不正が行われやすいです。

経理担当(特に現金を扱う人)は定期的に交代すると良いです。タスキ掛けチェック!

 

更に厳格化するならば、出金について金額いくら以上(例えば1万円)なら
上司の承認を得るなど行うとより良いですね。

その日の最後の締めの段階でお金の動きにおかしいところが分かるよりも、
随時出金の際にチェックをする方がちゃんと行なっているという印象を与えることができます。

 

また、そもそも現金をなくせるかどうかを根本から考えてみても良いでしょう。

例えば、売上であれば振込にしてもらうか、クレジットカード、デビットカード決済にする。
(最近ではスマホを使い、SquareやCoinyで簡単に決済できるものもあります。)

 

経費であれば現金支払いではなく、振込に変える、
経費精算制度を導入し給与と一緒に後日振込でもいいでしょう。
(各社員が立て替えるには金額が大きく負担が重いというのなら、経費の前渡しを行いそこから
精算する方法もありますよ)

 

もし不正が起こってしまったら

帳簿よりも実際のお金が少なかった場合、現金過不足という項目で調整します。

 

しかしその現金過不足が多額であったり、経常的に発生するのであれば仕組みや
再教育で間違いをなくすことは行う必要がありますが、不正を疑わなければなりません。

不正があった場合、詐欺や業務上の横領となり刑法で罰せることができますが、
公にしてことを大きくするということに対しては抵抗があると思います。

会社と不正を行った社員の利害がそういったことで一致するため、
会社が被害届を出さない限り、事件に発展することは少なく示談にするでしょう。

 

しかし表沙汰にしないことにしたとしても、社内では噂になりますし、
その不正をした社員に対しての処罰が緩いと第2、第3の不正者が現れるかもしれません。

やはり一刻も早く不正が発生しない社内の仕組みづくりが重要です。

 

まとめ

不正を行った人のせいにするのではなく、不正が行える体制になっている組織の
作り方に問題があります。

また単独の現金出納帳管理者となると、どうしても不正が行われやすいです。
(現金出納帳の相互チェックを至急導入した方が安心です)

不正が起きないような仕組みをそれぞれの業種や現在導入しているシステムも踏まえて
作り上げていく必要があります。

仕組みを作って社員を疑わないようにしましょう!

 

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