経理

年賀状の勘定科目はなにを使うべきだろう。。 ちゃんとした目的意識をもって経費を使うべし!

年賀状という表記がちまたにあふれるようになってきました。

年賀状のCMであったり、駅改札近くでの年賀状販売などは12月くらいからでしょうか。

あれを見ると師走って感じがしますね。

 

さて、年賀状って毎年書いていますか?

年賀状を購入した時って何費になるか悩む人が多いです。

その悩みをバシッと解決し、すっきりとした気持ちで年賀状を購入してもらいたいと思います笑

 

年賀状

 

勘定科目ってなに?

そもそも勘定科目ってなんでしょうか。

会計を入力したことがある社長、簿記をかじったことがある社長ならなんとなくわかるかもしれません。

そう、現金、売上、交際費、売掛金、借入金といったものになります。

 

なんのためにあるのでしょうか。

これは会社の動きを数字に表し、経営の分析をしたり、税金の申告をしたりする基となる書類を作るためです。

例えば、

3/10にA会社から売上金100円を現金で受け取った。その100円のうち70円を外注費としてB社に振り込んだ。

ということを会社が行ったとします。

そうすると下記のように表すことができます。(仕訳ですねー)

3/10 現金     100 / 売上(A社) 100

外注費(B社) 70 / 現金     70

文章で書かれるよりすっきりしてわかりやすいです。

これらの取引を集計するために勘定科目という統一したものを使うのです。

 

またこの取引にはこの勘定科目を使わなければならないという厳格なルールはありません。

例えば車に入れるガソリンを購入した際に、燃料費という勘定科目を使う会社もあれば、

車両費という勘定科目を使う会社もあります。

いろいろな種類があります。

ですが、燃料費を通信費としていたり、社会保険料としていたりする会社はありません。

 

なぜでしょうか。

それは先ほども少し書きましたが、勘定科目をもって仕訳を行いその金額を集計することにより、

さまざまな目的をもった書類を作成するためです。

なにも考えず適当に勘定科目を使用してはその目的を達成することができません。

 

どんな目的の書類が作成できるのでしょうか

勘定科目に一定のルールを設けることで、どんな目的の書類が作成できるのでしょうか。

大きく2つの目的を達成するために勘定科目にルールがあります。

外部報告用

まずは外部報告用として書類をまとめるためです。

ひとつひとつの取引を表した勘定科目を用いた仕訳の金額を集計し決算書を作成します。

その決算書を元請けである取引先や借り入れをしている銀行、税務署へ提出します。

 

そのとき、適当に勘定科目を使用していてはどうでしょうか。

 

ある日に購入したガソリン代が消耗品となっていて、

別の日に購入したガソリン代が通信費となっていて、、、と統一していなかったり、

 

給料として支払った金額が全て水道光熱費になっていたり、、、と全然関係ものになっていたり、、、

 

こんな感じでわけがわからないルールにより作られた決算書は会社の状況をまったく表していない

わけのわからない決算書となってしまいます。

この決算書をもって元請け先はその会社に仕事を今後ともお願いしても大丈夫なのか、

銀行はその会社にお金を貸しても大丈夫なのかを判断します。

とうぜん、それが適当で信用できない決算書であるとわかると取引をしてもらえなくなります。

 

内部報告用

つぎに内部報告用として書類をまとめるためです。

売上があがっているのか、さがっているのか、

経費をつかいすぎているのか、つかわなきゃいけないところにつかっていないのか等

決算書の数字は羅針盤として会社を経営していくうえで非常に重要です。

 

また前期の数字と今期の数字を決算書で比較するうえで、

勘定科目のルールが統一されていないと前期と今期の数字の根拠が違ってしまい十分な比較ができません。

同業他社と自社の数字を比較する際も一緒です。

ある程度業界の中でも同じルールにより勘定科目を設定する必要が出てくるのです。

 

そして内部の経理としてのチェックとしても有効です。

前期と違う勘定科目を使うと、前期比較をした場合前期と金額が大きく変わる勘定科目が

出てくるときがあります。

そうすると、あ、前期と違っている、統一しておこう、というが分かるようになるのです。

 

なお消費税の判断のチェックにも使えます。

例としては、租税公課であれば消費税が課税という項目がない、といったようにです。

 

 

年賀状はけっきょく何費?

繰り返しになりますが勘定科目をどう設定するかはある程度ルールはあるけれど、

厳密には決まっていません。

 

ということは、その費用をその勘定科目とする!

という会社としての目的意識が大切となります。

 

例えば、

鉛筆を購入した、という行為に対する勘定科目では、ペンは消耗品だから消耗品費にしよう!

ガソリンを購入した、という行為に対する勘定科目では、ガソリンは燃料として

購入しているのだから燃料費にしよう!

などといったその目的をもって勘定科目を設定していくと良いでしょう。

(会社ごとにひとつの行為とっても目的が違うため、勘定科目も微妙に違ったりします)

 

では、年賀状はなに費にすればよいのでしょうか。

候補としては通信費、消耗品費、広告宣伝費、雑費などがあると思います。

目的別にそれぞれの勘定科目を見ていきましょう。

 

通信費

年賀状は情報を送るもの、状況を取引先に伝えるから通信費にする、

と考えるとこの項目になるでしょう。

郵便局で購入したハガキ代や切手代などをこの通信費で処理する人も多いため、

年賀状も合わせる人もいます。

 

消耗品費

年賀状は一度使ったらなくなるものだし、消耗するものだから消耗品費にする、

と考えるならこの項目ですかね。

消耗品費って勘定科目は便利です。

うーん、、、なんか買ったけれどこの目的はわかんないや、でも入力しなきゃな、、、

という人はけっこう良く消耗品費を使います笑

 

雑費

これはオールマイティー!

というかその他っていう項目ですね。

うーん、、、分からないから雑費! というケースも多いです。

でも、雑費が多いと税務調査上では怪しくなりますし、

銀行評価上もあんまり良くないです。。。

できる限り雑費は使わないようにした方が良いです。

 

広告宣伝費

年賀状は僕の考え広告宣伝費にするべきだと思います。

1年中とても忙しい社長であっても1月1日の元旦の朝はゆっくり家にいることが多いです。

その社長に自分や自社の状況を直接伝えることができるのです。

普段忙しい時に読むダイレクトメールを覚えている人は少ないかもしれません。

しかし、1年の中で一番ゆっくりしているであろう元旦でなら年賀状を見てもらえる機会が多く、

覚えてくれている可能性も高いです。

 

これは広告宣伝のなにものでもありません!

というか1年で一番見られやすい広告宣伝物だと思って気合いを入れて作ってくださいね笑

あ、年賀状はそういう意味もあるため会社ではなく、社長の自宅に送ることが大切ですよ。

1月1日のゆっくりしているときに見るのが効果的なんです。

会社で見る年賀状はほかのDMと一緒に記憶のかなたに埋もれてしまう可能性が高いのでご注意を。

 

【編集後記】

今週は熱が出たり、仕事が遅かったりとゴタゴタしていたのでジムにほとんど行けなかったです。。。

(あ、ジムは最寄り駅の駅ビル中にあるのでお風呂だけには行っています笑
広くて足がのばせるのでゆっくりできます)

明日、日曜は絶対ジムにいきます。

(明日は奥さんの友人がランチをしにうちにくるため逃げだすためです笑)

 

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