経理

その書き方で合っている?出金伝票の書き方!領収書やレシートとの違いは?

出金伝票というのは聞いたことがどうやって書くんだろう、、、

出金伝票を書いているけれどこれで合っているんだろうか、、、

と悩んだことありませんか?

 

100円ショップでも売っている出金伝票は書き方が自由なのでとまどうことも。

今回はそんな出金伝票についてです。

 

IMG 0995

出金伝票ってどんなときに書くのだろうか

ずばり出金伝票は領収書、レシートがでないときの代用としてつかいます。

領収書、レシートがでないときってたとえばどんなときを思い浮かべますか?

代表的なのは自動販売機で飲みものを買ったとき、取引先の冠婚葬祭に参加したときなどを思い浮かべますよね。(電車の切符もありますがさいきんはスイカなどでそもそも切符を買わないひとも多いですね。)

 

自動販売機で飲みものを買って取引先と会議をしたのにその飲みもの代は領収書、レシートがないから経費にできない?

コンビニで飲みものを買えば領収書、レシートがでるので経費になるのに、、、

そんなことってあるの?

いやないです。 ちゃんと経費になります。

 

自動販売機だろうが、コンビニで買おうが、極端なことをいうと友だちから買おうが取引先と会議のために飲みものをお金を出して買ったので経費にできないことはないんです。

でも領収書、レシートとちがって買ったという証拠がない! そんなときに出金伝票をつくってちゃんと払いましたよ、という証拠づくりをするんです。

出金伝票は証拠づくりのために必要なんですね。

 

領収書、レシートがでない代表的なものである取引先の冠婚葬祭のご祝儀などももちろん交際費として経費になりますよ。

(冠婚葬祭で領収書ください!とはいえないですよね。。経営者や税理士などの集まりで結婚式ならノリで出してくれるかも笑 お葬式は無理ですね。。。)

いくら払いましたよ!という証拠のために出金伝票を作れば大丈夫。

証拠をより強くするために結婚式なら招待状、お葬式なら会葬礼状を出金伝票とセットで保管しておきましょう。

 

あ、自動販売機で飲みものを買って出金伝票を書くときの注意点がありました!

それはちゃんと計算して書いてくださいね。

というのも計算が面倒だから300円! 500円! などと10の位が0の出金伝票をたまーに見ます。飲みものは1本150円や160円なんで10の位が0というのはあんまりないことなんです。

面倒でも150円×3=450円などと計算して書くことを忘れないでください。(全部きりの良い金額の出金伝票だと本当に払ったかどうかあやしまれてしまいます)

出金伝票は領収書、レシートがでないときのほかに、領収書、レシートをなくしてしまったときにも作成します。

でもこれはなにもないよりはあるほうが良いというレベルです。

なくさないようにしましょうね。

 

あと自動販売機の飲みもの代って300円とか400円とか少ない金額で出金伝票をいちいち書くので面倒に感じるかもしれません。

しかし節税対策として一番ゆうこうなのはちゃんと経費をひろいあつめることです。

面倒くさがらずちりつも精神で書きましょう。(財布に出金伝票を何枚かいれておくと忘れにくいですよ!)

 

領収書、レシートとのちがい

出金伝票と領収書、レシートはどちらも経費になる証拠ということで一緒に感じられます。

ちがいはなんでしょうか。

一番の大きなちがいはだれがその証拠を作ったかです。

出金伝票はお金を払う人(あなた、経費にする人)自身が作りますが、領収書、レシートはお金をもらう人が作ります。

お金をもらう人は第三者です。なのでその第三者が作った証拠の方が証拠の力が強いのです。

この証拠の力が強いという考え方は大事です。

とくに出金伝票は100円ショップでも簡単に買えてしまい、かつ自分でいくらでも書くことができます。

7/1  交際費 Aさん結婚式 30,000円

7/2 交際費 Bさん出産祝い 10,000円

7/3 交際費 Cさん就職祝い 30,000円

などときょくたんに言えば毎日このように経費にできてしまいます。(毎日だれかが結婚したり、出産したりしていると経費にできるものがいっぱいです笑)

ちゃんと払っていればいいのですがつい出来心で、、、ということも。

税理士や税務署もこれだけ続いていると本当に払っているのか怪しむのでちゃんとこうこうこういう理由で払っていますよ!とアピールしておくと良いのです。

そのアピールに招待状や会葬礼状など自分が作ったのではなく第三者が作ったものをできる限り保管しておくことが大切です。

出金伝票の書き方

さていよいよ出金伝票のじっさいの書き方です。

出金伝票に必要なのはつぎの4つです。

 

日付

金額

どこに払ったのか(支払先)

何のために払ったのか(内容)

 

この4つになります。(この4つ以上のことを社内管理のために書くことは自由ですが最低限はこの4つ)

たとえば自動販売機で飲みものを買ったときはこう書きます。

 

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ちゃんと4つ入っていますよね。

もうひとつの例として結婚式のご祝儀はこう書きます。

 

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なにを書かなければいけないのかを書けばそこまで難しくはありません。

よく出金伝票の右上に承認者印、係印などを押すところがありますがこれは社内管理上です。

なくてももちろん経費になりますので安心してくださいね。

 

【今日の気づき】

さいきん、アウトプットが先! ということにこだわって仕事をくみたてています。

たとえばセミナーであればタイトルと日付をきめて公表してしまう

クライアントへ話すことであれば次回はこの内容を話します、こういうことができます、と事前に話してしまう

このアウトプットを先にすることでデッドラインがきまりそのデッドラインにむけてインプットを一生懸命おこなうのでインプットの質があがります。

あえてひけないように自分をおいこむのも本気になりますね。

 

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