日常

レシート整理はこれで決まり。そもそも保管しないということまで考えてみる。

レシートって気づけばどんどん溜まっていきますよね、、、面倒だけど集めないと経費にならず税金を余計に払わなくてはならないし、集めれば集めるほどごちゃごちゃしていていやになります。

あ、わざわざ領収書をもらわなくてもレシートで経費になりますよ。むかしのレシートは金額と日付しか書いていなくてどこで何を買ったかもわからないものだから認められにくいけれどいまのレシートはすごく細かく書いていますからね。レシートで十分なのです。

(わざわざ領収書っていうとお店側の時間もとられるし、うしろに並んでいると領収書をわざわざ書かせるなよ、、、とちょっと思いますけど、社内規定なんですかね、、、変えるべきです。ここだけの話、領収書だとレシートのように細かく出ないから経費にしやすいからあえて領収書をもらっているといったこともあったりなかったり。)

そんなちょっと面倒だけど集めなきゃならないニクいやつのレシートですが、どんな整理方法が良いかちょっと考えてみました。

 

レシート

 

A4の用紙にはる

さてまずは王道のA4用紙にレシートをはって整理する方法です。レシートはいろいろなサイズがありまとめるのが大変。それを定型のA4サイズにはることによって整理をしやすくする方法です。

A4の白紙を用意して1日1ページをつかいそこに交際費、交通費などの項目関係なく日付ごとにはります。もちろん裏もつかってください。じゃないと365枚紙が必要となってしまいます。

1年まとめてA4の紙を束ねて紐などで最後にしばれば綺麗に保管もできます。 このときのデメリットは1枚1枚A4の紙にはるのが面倒くらいところですかね苦笑

もちろんメリットもいろいろあります。

そんななかであえてとりあげたいメリットは税務調査のときです。

税務調査はつうじょう2、3日という短い時間で3年分の取引をみます。また税務調査の数も税務職員のノルマとなっており効率良い税務調査が課題なのです。

そのとき税務調査にはいった会社のレシートをまとめている書類がとても綺麗に揃っていたらどうでしょう。印象は良くないですか? ここはちゃんとしている会社だって。あまり指摘するところが少なそうだ、、、と。そう思うと税務調査を早く終わらせようとします。

しかしレシートの整理がぼろぼろだったらどうでしょうか。指摘できるところが多そうだ。頑張ろうと気合い入れるかもしれません。レシートの整理ができていないとちゃんとしている会社ではないとみられ、プライベートなレシートが入っているではないかと疑われてしまいます。

この綺麗か綺麗じゃないかの第一印象というのはとても大切なのです。A4の紙に丁寧にはっているとそんな良い効果もあります。

 

また一点絶対に気をつけてほしいことがあります。

それはクレジットカードで払ったレシートと現金で払ったレシートを一緒にしないということです。理由は二重計上になる可能性があるからです。

というのはクレジットカードで払ったときにレシートをでますが、その後クレジットカードの明細を取得することもあり、クレジットカードで払ったときと口座から引き落とされたときの2か所で経費となるからです。

これをふせぐためには現金で払ったレシートはつうじょう通りA4の紙にはり、クレジットカードで払ったものは月1回手に入るクレジットカードの明細の裏にはり分けることで二重計上がふせげるので試してみてくださいね。

 

はらずにじゃばらファイルにいれていくだけ

A4ではるのは手間がかかります。少人数(とくに一人)であればオススメのレシート整理方法はじゃばらファイルに項目だけわけて1年分とりあえずいれていくという方法です。

ちなみにじゃばらファイルというのはこういうのです。

じゃばらファイル

ここに交際費、通信費、消耗品費という項目に応じていれる場所をわけてどんどんいれていくだけです。もちろん日付は気にしなくて良いです。そして定期的にファイルからレシートをとりだし会計ソフトやエクセルに入力をしていきます。

では項目にわけていれる理由はなんでしょうか。

それは自分で会計入力する際にはひとつひとつこれなんだっけな、、、と考えて入力するのが大変だからです。地味に判断力が減っていきます。(ちなみに聞いた話によると判断力は使えば使うほど疲れて衰えてくるということ。だから朝から判断しないように着る服は判断しなくて良いように左から順にとる決めている人もいるのです)

なのでこの部分にはいっているのはすべて交際費と機械的に入力していくのです。そうすると11回判断しなくてもすみます。

また自分で会計入力をしていなく税理士に任せている場合も有効です。というのもたとえば税理士側ではお客様から資料をいただいたときそのレシートが仕入れなのか消耗品なのかわからないときがあります。

仕入れか消耗品かの違いで原価がかわってくることもあり、粗利がかわってきていしまいます。そうすると前年同期比や前月比などの経営分析をすることが難しくなるのです。(入力する人によって仕入れか消耗品かでわかれてしまうこともあります。その物を買ったり使ったりする人が会計ソフトへ入力するわけではありませんしね。)

あとは最近ではSTREAMEDといった海外の安い人件費で仕組みをつくった会計入力サービスがあります。そのサービスを利用するときレシートをスキャンする必要があります。A4でレシートをまとめてしまうと11枚スキャンしなければなりません(重なってはってしまうとすべてよみこめないので外さなきゃならないです)

しかしA4の白地にはらなかったときにはある程度サイズをそろえれば一気にスキャンができるのです。そうすると楽です。

でもこの整理方法の欠点は検索性になります。レシートを見直そうとしたときにじゃばらファイルに項目はわけていますが日付関係なく適当にいれているのですぐには出てきません。

しかし、A4の白地に日付ごとにはっている場合、みたいレシートの日付のページをみればすぐに探せるので探しやすいです。これがじゃばらファイル整理の欠点でもあります。(まあ、探すことはあまりないかもしれませんが。)

経費精算システムで紙をなくしてしまうことも

でも紙で整理するってそもそも面倒ですよね。パシャっとレシートを写真とって経費精算できればなーと一度はあなたも思ったはず。

そんなシステムがあります! 以前は使いにくかったですが国もわかったのかだんだんと使いやすくなりました。

まずは写真をとる人がレシートを受け取った人かそれ以外の人かに分かれます。写真をとる人がレシートを受け取った人だったらレシートを受け取った日の次の日から3日間以内に写真をとって経費精算システムにアップすればそのレシートは捨ててもかまいません。うん、簡単。

レシートを受け取った人が写真をとらず経理の人が写真をとるなら1ヶ月と1週間以内にレシートの原本を写真をとる経理に渡して写真と原本が合っているかのチェックの上、経費精算システムにアップしたらレシートを捨てることができます。

楽なのは写真をとる人がレシートを受け取った人バージョンです。自分で使ったものですしね。ただ3日間というとても短い時間制限があります。これを過ぎるとレシートをもらった人が自分で写真をとることができず、経理の人などに渡して処理してもらわなければならないのです。

しかもその3日間というのは土日も含めてです。営業日は関係ありません。金曜に使ったら月曜までに写真をとってアップをしなければなりません。

簡単な方を導入するならば徹底した社員教育が必要なのです。

ちなみにレシートを受け取った人と写真をとる人が別という方法で処理するときは1ヶ月と1週間というルールは守らなければなりません。もし守らなければつうじょう通り紙のレシートを保管。しかも約7年間保管しなければならないのです。。。

経費精算システムはconcur expenseなどがあります。社員が多い会社でしかも経費を良く使う営業が多い会社は導入する価値は十分あるかと。

 

今日の気づき

今日はAIセミナーに行ってきました。なくなってしまう仕事ランキングにのる税理士ですが今回のセミナーを聞いたらまだまだいけるなと。

いかにAIを使いこなすかということをさらに考えていこう。敵対するのではなく上手く使いこなして武器にしていこうと思いを新たにしました。

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