意識していること

【事務所探している人必見!】オフィス選びの6つの気を付けること

オフィス

 

 

会社を設立してオフィスを構えようとしている人、

人数が増えてきて手狭になってきたから移転しようかな、と思っている人

 

オフィスを契約となると、敷金、礼金、仲介手数料、引越し費用と多くの費用がかかるため、

慎重になる必要があります。

 

現在の事務所を移転するために、3つ目のオフィスを探し終わった
僕が考えるオフィスを選ぶポイントをお伝えします!

 

これまで契約したオフィスについて

今勤めている事務所は2か所目のオフィスです。

そして現在、3か所目のオフィスを探し終わって契約予定です。

 

1か所目はレンタルオフィスでした。

うちの会社が神奈川県初進出に際して、横浜を選び、その先陣として僕とパート1名が
送り出されました!

神奈川県という場所のマーケット調査の意味合いもあり、最初はできる限りコストをさげようと思い、
レンタルオフィスを選択。

4畳半一間、机は2つのみでなんとか窓がひとつあるという環境の中、横浜事務所はオープンしました。

 

マーケティングや営業を頑張った甲斐もあって順調にお客様の数は増加!

これは本格的に事務所を出店ということになり、横浜駅のオフィスに移転することに。

 

横浜駅周辺は近すぎるととても高額なオフィスビルか残念な雑居ビルしかなく、
駅からほんの少し離れた綺麗だけど、賃料も高すぎないオフィスビルを運よく見つけられました。

 

見た瞬間、、、この物件だ! と即決です笑

 

その気に入っていたオフィスビルのおかげか、更にお客様の数は増加!!

そのオフィスビルの違う部屋や違う階があれば入りたいなーーと思っていましたが、

なかなか空かず、とても手狭になったので、約3年という期間で移転することが決まりました。

 

 

お客様が増えることは必要とされていることなので、ありがたいことです。

今のうちの会社の戦略ではお客様を増やすことをやめるわけにはいきません。
一定数は廃業等で顧問契約がなくなる場合がありますし、
価格競争の波もより顕著になっているため、規模の経済を利用し、成長していく必要があります。

 

今の横浜の事務所は15人程度の規模ですが、次のオフィスは倍の30人規模を予定しています。

15人規模の事務所運営は結構難しいことが多く、それを解決するために、
かつ人員的にはギリギリの状況で行っているので、もう少しゆとりをもたせるための30人規模です。

 

運営していてつくづく思うのはゆとりが必要なんだな。。。

 

と改めて思いました。

 

張りつめていては切れてしまいます。
(でも、ゆとりがありすぎて生産性があがらないのは駄目ですよ。
ついついゆとりがあると生産性を意識しないでも仕事が回せてしまうので忘れてしまいますが、
ゆとりをもちつつ生産性をあげるバランスは大切です!)

 

と、、、事務所の変遷と運営の話になってしまいましたが、本題です!笑

 

どんなタイプの建物がいいの?

どんなオフィスがいいかは業種やお客様がオフィスに来社するか否かで大きく変わります。

お客様が来社しない場合、極端なことを言えば、どこでもいいと思います。

居住型のマンションの1室でもいいですし、自宅でも、レンタルオフィスでもいいです。

自分が仕事をしやすい環境第一で考えるだけです。

 

しかし、お客様を迎えるにはやはりオフィスビルをお勧めします!

居住型のマンションや雑居ビルだとお客様の印象が悪い場合があります。

 

また、雑居ビルで気をつけたいのは、「空調」です。

なぜかというと、雑居ビルは同じ階や上下階の空調や空気の流れが悪い場合があります。

ちなみにうちの会社の別の事務所では下の階に雀荘があり、その雀荘でのタバコの煙が

事務所内でも感じられる、という人がいて雑居ビルの空調の悪さは改めて感じました。

 

オフィスを選ぶ際の気を付けるポイント

さて、ほかにオフィスを選ぶ際に気を付けることは次のことです。

 

動線はちゃんと確保されているか。それも効率よく。

ここでいう動線は色々あります。

駅やバス停からオフィスまでのアクセス、

オフィスに入ってから室内に入るまで、
(特に土日祝日、夜間は通常の動きと違う場合が多いです。結構遠回りであったり、
面倒な入室方法となっているビルもあるため、ちゃんと確認したいです)

室内で入口から執務室まで、会議室、応接室まで、
(お客様が来客される場合、お客様が執務室を通って会議室、応接室に行くことはできません。
ちゃんと効率よく動線を考えなければ無駄なスペースが埋まれすぐ狭くなってしまいます。
特に受付から会議室、応接室への空間は余裕をあまり持たせる必要はありません。
無駄なスペースになりやすいです。)

執務室内の座席位置、コピー機、シュレッダー、冷蔵庫等の備品類の置き場所は
シミュレーションを何回も行い、より良い配置を考えましょう。
(電話線やLANの位置は座席位置と密接に関わります。
増席することも考え、電話線やLANの位置を考えてみましょう。)

座席の位置は他の座席の位置を意識しましょう。
例えば背中合わせの座席の場合、人が余裕を持って座り、かつその背中同士の間を
別の人が通る可能性を考慮し、広めにとる必要があります。
(狭いと1回1回椅子に体がぶつかり、うざがられます笑)

 

他のテナントはどういったものが入っているか?

居住型のマンションと同じでどんな人、どんな会社が既に入居しているかは重要です。

あとから入居するのは防げませんが最低でも入居時点では確認しましょう。

例えば今の僕の事務所では、隣が人材派遣業の会社のオフィスとなっており、
私服の若い人が面接に来る機会が多く、せっかくの立派なオフィスビルの雰囲気なんですが、
周りがスーツの中、私服の雰囲気がそぐわない状況です。

 

また、オフィスビルを僕が探しているときあるオフィスビルのテナントに
学習塾がありました。

学習塾など子供が多いところはエレベーターに子供と乗り合わせることが多く、
結構騒々しくなる可能性があります。(子供が若ければ若いほど)

特に駅近くは学習塾が多く、注意が必要です。

 

同業他社が入居しているかもちゃんと調べておきましょう。

直接のライバルになる可能性があります。

ちなみに僕の事務所のビルには大手税理士法人が入居しており、
入居した際には開店祝いの花がうちに届いていて騒然としました! 圧力か!(笑)

 

追加費用がどのくらいかかるのだろうか。

入居した際、賃料、共益費、敷金、礼金等物件情報に記載がある分かりやすいもの以外にも

思ったより費用がかさむ場合があります。

 

例えば、、、、

空調で言うと、セントラル空調よりも個別空調が良いです。

セントラル空調だと温度調節が簡単にできず、電気代がかさんだり、暑かったり、寒かったりします。。。

どうしてもセントラル空調のオフィスビルが気に入っている、ということなら

夜間休日等の空調の運転状況、費用負担はどうなるかを確認しましょう。

(夜間休日は個別空調になりその分だけ個別請求であったり、使用できなかったり、変更できなかったり
する場合があります。)

 

また清掃(共有部分、専用部分)はすべて賃料、共益費に含まれているのか、共有部分のみ含まれているのか、
ゴミだししたゴミは袋ごとに清算なのか、月額定額なのか。

 

部屋を開ける際の鍵は何個まで無料でついてくるのか、それよりも増やす場合追加費用はかかるのか?

 

看板はつけられるか? つけれられるとしたら有料か無料か。その看板のデザイン代は負担するのか?

 

等々、予想外の費用の支払いがないように注意しましょう。

 

フリーレント等の交渉できるのか。

というか、交渉はダメ元でもしましょう(笑)

言うのはタダです。 言わなければオーナーからフリーレントや値下げの提案はしてきません。

敷金、礼金は下がることは少ないかもしれませんが、

フリーレントであれば比較的通りやすいです。

 

最低3年後までの計画を見通しているか。

これも意外に重要です。

賃料、敷金、礼金等の初期費用が高いからと言ってつい若干狭い場所を選びがちです。

 

しかし自分の会社の計画は3年くらいは最低でも見通しを立て、

その場所に人数等が入らないようなら止めましょう。

 

すぐに移転することになると、それだけで費用負担がとてもかかります。

(僕は今回約3年で移転という結果になりそうですが、もう少し広い場所を最初から

用意しておいたら良かったと若干後悔しています。

それはまだまだ受付や会議室等の内装は綺麗ですし、その執務室に強引に人数をいれるために

人のやりくりに苦労したり、採用したいなと思った人を席の関係から雇えなかったことが

ありました。やはり余裕は必要です。失敗しました。。。)

 

 

複数候補がある場合の決め方

オフィスビルを探していて複数の候補がある場合はどのように決めたらよいのでしょうか。

おススメするのは、それぞれの下記のような項目ごとに1~10までの点数をつけ

合計することです。

 

こういった表を作ることにより、それぞれのオフィスの特徴が見えてきて、
選びやすくなります。

自分が重視するポイントを項目に入れたり、項目の点数を増やしたりして色々と試してみましょう。

 

まとめ

オフィスビル選びはいくつも内覧など行くと疲れますが、

 

もしこのビルで仕事をしたら、、、

 

とひとつひとつ想像すると楽しくなります。

やはり前向きな未来を想像しながら仕事をするのは良いことです。

 

オフィスビル選びはワクワク感を重視しましょう!

 

 

 

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