日常

え?書類ってこんなに保存しなきゃいけないの…大変!捨ててしまうとこんなにソンに!

何年も会社をやっていると書類がたまってきますよね。その書類1年分は少ないかもしれませんが少しずつ雪だるま式に増えてしまいます。この書類っていつまで保存しなければならないのでしょうか。

いろいろな会社の社長や経理の人からいただく質問です。

そんな疑問に今回答えていきます!

保存

保存期間は最低7年。10年は保存しておきたい。

会社を運営しているといろいろな書類がでてきます。請求書、領収書、納品書、見積書、領収書といった日々の仕事で使うものが多いのですぐに溜まってきてしまいます。またそういった仕事の結果を記録する現金出納帳、総勘定元帳、売上帳といった帳簿とよばれるものも会社としての取引が増えれば増えるほど増えてきます。

この書類や帳簿というものは会社として保存しておかなければならないのです。

それも適当に会社ごとに保存期間を決めて良いわけではなくちゃんと法律でも何年間は保存しなければならないと決められています。決算が終わったからといって勝手に捨てたり無くしたりしてはいけません。

それではどのくらいの期間保存しなければならないのでしょうか。

じつは税金の法律ではその書類と帳簿を7年間保存しなければならないと決められています。

な、、、ななねん、、、 長いですよね。7年といえば小学生になったと思えば中学生になっているというくらい長い時間です。

しかも会社の赤字の繰り越しは9年間できます。その赤字の繰り越しの対象となった期間分の書類と帳簿についてはなんと9年間の繰り越しなんです!赤字の繰り越しの何年もあとになってもつかえるので書類や帳簿といった資料を確認できるように残してくださいねという意味になります。

(2018年4月以降にはじまる期間から赤字の繰り越しは10年になります。もしそこに当たる期間が赤字となったら10年間書類や帳簿を保存しなければならなくなるので注意してくださいね)

とにかく長いです。。。

(ちなみに会社法では保存期間は10年となっていますのでできれば10年は保存しておきたいです)

ではどうやって保存するのでしょうか。

保存方法の原則は紙になります。いまどき紙って、、、と感じるかもしれませんがそう決められてしまっています。

原則なのでもちろん例外もあります。

良くあるのは請求書などをエクセルや請求書ソフトで作成しPCやサーバーに保存しているパターンかと。

この保存方法でも大丈夫ですが事前に税務署の承認が必要となります。PCやサーバーに保存しようとする日の3ヶ月前に申請をして承認を受けなければならないのでじゃあ今日からすぐにしようということはできません。

でも実務的には承認を得ないでやっていることが多いです。そもそも承認が必要だとも気づいていないことが大半かなと。承認を得ていないときは税務調査があるときにはエクセルや請求書ソフトで作った請求書などをすべてプリントアウトする必要があります。

また領収書などの紙をスキャナーで電子化して保存しておくという方法もあります。(上の承認が必要なものとの違いは承認が必要なものは最初からデータとなっているもの、こちらは最初は紙でその後データにするものです。)

スキャナーで電子化はただスキャンするだけではなくタイムスタンプという改ざんされないような仕組みを整えなければなりません。まだまだ普及していない仕組みでありすぐに導入するには少しハードルが高いです。

よって相手からもらう原本の書類(請求書や領収書)は紙で保存してこちらから発行する請求書などはデータで保存するのがオススメです。

保存しないことのデメリット

では保存しないとどんなデメリットがあるのでしょうか。

会社法では10年間は保存義務があり、その保存義務を違反すると100万円以下の過料となっています。しかし現実的にはこの法律により違反してお金を払っている人はあまり聞いたことがありません。

この会社法の罰則よりも税法の罰則の方が厳しいですしそれにより損害があったという人は多く聞いているのでこちらをより注意していきましょう。

税法の罰則によるデメリットは大きく2つです。

1、消費税を払う金額を少なくすることができない

まずは消費税についてです。

消費税は預かった消費税(お客様からのいただく売り上げに含まれているもの)から払った消費税(ものを買ったときなどあなたが払った金額に含まれているもの)の差額により税務署に払う消費税がきまります。

その払った消費税として払う消費税を少なくするためには取引を記録する帳簿に必要事項をかくとともにその取引のもととなった請求書や領収書を合わせて保存する必要があるのです。

もし帳簿には必要事項をかいて保存していたとしても請求書や領収書がないと払った消費税として認められずあなたが税務署に払う消費税を少なくすることができないのです。

たとえば1,080万円(税込)の売り上げをもらい、外注さんに864万円(税込)を払ったとします。預かった消費税80万円ー払った消費税64万円=16万円の消費税を売り上げ1,080万円ー外注費864万円=216万円の利益から払えば良いです。しかしその外注さんから請求書をもらっていないと払った消費税64万円は払ったことにならないので、預かった消費税80万円を216万円の利益から払わなければならないのです。消費税を払った手残りが200万円だったのに請求書がないために136万円となってしまい64万円も余計に消費税を払うことになってしまうのです。。。

いかに請求書や領収書の重要性がわかるかと。

でもすべてどんなときでも保存するのは大変なので若干例外があります。

それは税込みの支払額が30,000円未満であれば領収書や請求書の保存がいらなく帳簿に必要事項を記載するだけで良く、またの税込みの支払額が30,000円以上であっても請求書や領収書をもらえなかったことについてどうしてもな理由があればその理由を帳簿に記載してその相手の住所を記載することで認められます。(災害や盗難があったら保存できないですし。。。)

しかしどうしてもな理由をかくのも大変なので30,000円以上のときはかならず請求書や領収書をもらうことにしてくださいね。

2、勝手に利益と税金を決められてしまう

もう一点書類や帳簿を保存しないと損害があるケースとしたら勝手に税務署が利益とそれにともなう払う税金を決めてしまうこと可能性があるのです。

というのも書類や帳簿が保存されていないと税務署が税務調査をしたときあなたはこのくらいの売り上げや利益があるはずだからこのくらいの税金を払ってくださいという推計課税というものをしてくる可能性があるからです。書類や帳簿が保存されていないとわからないのでこのくらいの税金は払ってといってくるのです。

このくらいという判断は税務職員によっていろいろです。たとえば飲食店であれば割り箸のゴミやビール瓶の空き瓶から客数や客単価をわりだして算出するケースもあります。

この推計課税というのは青色申告をしている人に対してはできません。しかし帳簿書類への記載に間違いがあったり保存ができていなかったりすると青色申告が取り消されて推計課税をされてしまう可能性があるのです。(まあ青色申告の取り消しはよっぽどなケースですが。。。)

青色申告を取り消されると推計課税だけではなく青色申告だからできる税金が安くなる制度も使えなくなり踏んだり蹴ったりとなります。。。

どう保存していくか

さて長い期間保存しなくてはならない書類たち、、、どうしたら良いでしょうか。

まずは請求書、見積書、納品書と内容が同じものがあるならば請求書だけ残しておけば大丈夫です。すこしでも少なくしましょう。

そして残った請求書は取引先別または日付別にファイルに綴っていきましょう。

つぎに受け取った領収書やレシートについてはじゃばらファイルなどにどさっといれるのではなくA4の紙に日付ごとに貼り付けるのがオススメです(交際費、交通費などの区別をせず)。このとき裏面もつかっていいので1日1ページが良いです。というのも帳簿への記録は日付でまずわけると思いますので検索性を重視し日付ごとにするのです。3月20日の領収書が3月3日にまとめて18日分貼られてしまうといざ探そうとすると探しにくいです。

またクレジットカードを使ったときにでる領収書やレシートは上の現金で払ったものと一緒にするのではなくクレジットカード明細の裏面に貼るとわかりやすいです。とにかく上の現金で払ったものと一緒にしてしまうとクレジットカードは使った時とお金が引き落とされる時が違うので二重計上になってしまう可能性があります。

そして給与明細は紙で出しているならば紙の保存は必要ですし、給与ソフトやエクセルで作成しているならばちゃんとバックアップをとっておきましょう。(あなたが発行する請求書も一緒です)

【編集後記】

昨日は結構暖かかったのに今日は寒かったです。

そんな寒い中でも元気に外出してそとで遊んできました笑

ちょっとしたきっかけで新宿のVR ZONEという施設にいくことに。

この施設は10数種類のVR体験ができるマシーンがあります。ドラゴンボールのかめはめ波を打てる体験もありました笑 どれも楽しそうでしたがとても混んでおりどのマシーンも60分以上も待ち時間が、、、ここは夢の国かと。。。

平日だともっと空いているのかな。 平日にまた再度いってみたいと考えています!

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