コミュニケーション

わかりやすく伝わる3つの方法〜伝えるということから視点を変えて〜

仕事がら人と話をする機会がとても多いです。

ふつうの会話ならまだしも専門的な話になると、あれ?伝わっていないのかな。。と思うこともあります。

社長であるあなたはトップセールスマンでもあるためわかりやすく伝えることは必要なスキルです。また社員にもあなたの想い、考えが伝わらないと組織がバラバラになってしまいます。

伝えると伝わるは違います。

伝えるは一方的、相手のことはお構いなし。とりあえず話をした!という段階です。

伝わることが大切。伝わるということは相手目線になります。相手がどう思うか、どう感じるか、どう捉えるか。

伝えるではなく、伝わる。

僕もできる限りわかりやすく伝わるように色々と工夫をしています。

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意味を合わせる

あんがい忘れがちなのは、言葉言葉の意味がお互い違うということ。

たとえば、「粗利」(あらりと呼びます。そり、と読んだ人もいると聞いて読み方を合わせるのも大切なんだなーと実感しました)

粗利とは売上から変動費と呼ばれる売上が増えるにつれて一緒に増える費用のことをいいます。(逆に売上が下がれば一緒に下がります)

スーパーやコンビニでの代表的な変動費は野菜、お肉、カップラーメンなどの商品です。売るためには仕入れなければなりませんよね。その仕入れにあたるものです。

この粗利の計算。

売上は売れてお金が入ってくるものなのでお互い意味はわかります。

しかし変動費。どんな費用を変動費とするのか、そこで意味が違ってきます。

商品の仕入れは意味が合いますが、配送費はどうでしょうか。

つうじょうは商品を仕入れに合わせて配送費がかかりますが、定期便の契約をしていてどんなに多くても、どんなに少なくても月10,000円かかる、という契約ならどう考えますか?

人によっては

商品を仕入れると合わせてかかるものだから配送費は変動費!

という考えもあれば

商品を仕入れても、仕入れなかったとしても月10,000円かかるのなら配送費は変動費ではない!

という考えもあります。

会話をしている人同士がこういうささいな違いが重なれば重なるほど、あれ、、、なにか違和感があるな、、、と感じてきます。

こうなると話せば話すほど話すがズレて分かりにくな、この人の話は、、、となるのです。

とくに大切な言葉や難しい、専門的な言葉はお互い同じ意味なのかをまずは合わせましょう。

伝え方を工夫する

ただ自分の想い、考えを話せば良いわけではなく伝え方じたいもやはり工夫が必要です。

できる限りシンプルにする

言葉はできる限りシンプルにしましょう。

難しいことであればあるほどです。

難しいことをそのまま難しい言葉で話すのはだれでもできます。話についてこれない人は知らん!ではありません。

難しいことをできる限りポイントをついた分かりやすい言葉で話すことができる人が本当の頭が良い人です。

シンプルに話すコツは枝葉を話さないこと。

枝葉を話すと聞いている人は考えがあっちこっちに飛んでしまい本当はなにが言いたいのだろうか、、、と迷ってしまいます。

1本道であなたはここを知っておいてね!

という迷わない道を作りましょう。

もし枝葉の話をしなければならないのならちゃんと幹(1本道)をつくってからにしてください。そうすると枝葉で迷ってしまってもここに戻ればいい、この話なんだ、という幹に戻れることができるので迷うことが少なくなります。

例え話を使う

このブログでもよく使っていますが、たとえば、という話を使うとよりわかりやすく伝わります。

わからない話を聞いていると人はどんどん他人のこと、どこか遠い人の話となり聞こうとしなくなるのです。

あなたのことなんですよ! あなたに関わることなんですよ!

と意識をこっちにもってくるためには聞いている人の身近にあるもの、ふだんから慣れているものに置きかえると自分のことになるため聞こうとするのです。

これはあなたが社員にあなたの想い、考えを話すときにも使えます。

社員が社長の話を聞くとき、また始まったよ、、、という雰囲気になっていることはないですか?

それはどこか遠くのことだ、自分には関係がないことだ、と思っているから。

社員ひとりひとりに聞かせるにはあなたに関係があることですよ!ということをいかにわかってもらうかを考えましょう。

図で説明する

言葉だけで説明するとわかりにくいです。

そんなときにオススメなのは図をつかい話をすることです。

耳で聞くだけではなく目で見ることで、より理解が深まります。

専門的な話になりそうだな、、、と思えば思うほど図で表現できる方法はないか、考えてみましょう。

たとえば僕がせんじつクライアントの社員向けにお金のセミナー(給料を増やしてもっと生活をゆたかにするためには、がテーマ)をやったとき

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(この図は西順一郎先生のSTRAC表を和仁達也先生が家計の図と組み合わせたものです)

このように右側に家計の図を書いて、左側に会計の図を書いて説明しました。

言葉で変動費があって、そして固定費があって、そのなかに人件費というものがあって、、、

と説明するより図を書くと頭のなかに入りやすく、覚えやすくもあるのです。

図の効果は絶大。

試験勉強をしよう!と本を買うときも図が書いてあるものをより選びますよね?わかりやすいと思って。(自分だけではないはず!)

伝わらないのは自分のせい

伝わるようになる大切な考えは、伝わらないのは自分のせい、と思うことです。

伝わらないのは相手が頭が悪いから、相手の知識がないから、と相手のせいにするのは簡単。

でも本当にそうでしょうか。

ひとりではなく、いろいろな人に同じ話をして伝わっていますか?

まずは自分に理由がある、という考えでなければぜったいにうまく伝わりません。

伝わらないなーとあなたが思うことがあるなら一度自分の話、説明を録音して聞いてみてください。

あれ? この部分なにをいっているんだろう、、、というところがあるはず。

話しているときは夢中でちゃんと話しているんだろうな、と思いますが実際に聞いてみるとあんがい話せていません。

僕もよく録音して聞きなおしていますが、いやーー、これは、、、と思うことも多いです。

いかに客観的に自分を見直すか、相手が悪いのではなく自分が悪い、ということスタートでいきましょう!

【編集後記】

 

せけんではいまお盆ですね。

休みの人も多いのではないでしょうか。

僕は銀行員時代、税理士事務所勤務時代と一貫してお盆とは無縁のところで働いていました。

The暦どおりの祝日です。

独立した今でもお盆休みというのは特にとらず、クライアントとのアポイントを通常どおりいれています。(週明け火曜はアポが4件です笑)

オン、オフがはっきりしているより、オンでもありオフでもある今のスタイルが気に入っています。休みなく仕事のことも考えるけれど、平日プライベートの予定も入れる。自分で自分のスケジュールを決めています。

いま何をしなければいけないのか、自分が行きたい方にすぐ行けるスタイルが好きです。

【8月のセミナー情報】

税理士として創業融資の知識、銀行の知識を身につけておいた方が良いです。

元銀行員として貸す側の心理、また借りる側を助ける税理士として心がけておきたいことをお伝えします。

本セミナーは税理士、その受験生、会計士、行政書士、司法書士、社労士などの専門家向けとなります。

 

どうやったら融資を受けることができるのだろうか、という初心者の方からさらに融資を受けたい! より有利な金利で融資を受けたい! そのための準備はどうするの?という実践的なことまでお話しします。

銀行からの借り入れの主導権をあなたが握りましょう!

 

お金に対しての漠然とした不安から解消されて本業に全力投球したい!

社長と社員の立場の違いによる危機感のズレから解消されて社員一丸となってビジョンを実現したい!

税理士から試算表を毎月もらって説明を受けているがなにをいっているのかわからないので試算表をどうにかうまく活用したい!

という想いはないですか?

ひとつの図を書くだけでわかるようになります。 ほんとうに? というひとほど参加してもらいたい内容です。

 

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