勘定科目にルールはない？だからこそ意味をもたせる重要性
決算を初めておこなうとき、確定申告を初めておこなうときはもちろんのこと、会計ソフトをはじめてさわるときに一番気になるのがこんかいの勘定科目というものです。
会計ソフトには勘定科目が初期設定されているため0から1を産み出すというよりもこの費用はどの勘定科目かなと選ぶことが大半。
その勘定科目の決まりにルールがあるのか、それとも適当でいいのかさぐってみました。
一定のルールはあるがゆるい
じつは勘定科目の設定はこうしなければならないという法律があるわけではありません。法律がなければどれを選んだとしても極端なはなし罰則があるわけではないので厳格なルールはないです。
とはいってもひねくれものではなければドコモへの携帯代を払ったらそれは地代家賃という勘定科目をえらばず、通信費またはそれに近い勘定科目を使うかと。
ぜんぜん関係や繋がりもない勘定科目を選ばないこと、というルールはありつつも、この費用はこの勘定科目でなければならないといった厳格なルールでもなくゆるいのです。
じっさいほかの会計事務所から税理士を変更していただいたクライアントの決算書をみるといろいな勘定科目の使い方をしていました。それでいいのです。一定のルールに基づき会社ごとの決算書ができあがります。
自分なりのルールを作る
勘定科目には厳格なルールがないといって適当にするより、自分なりの一定のルールにしたがって設定すべきです。そのルールにしたがって毎年同じような勘定科目を使います。そうすることによるメリットもちゃんとあるのです。メリットはつぎのことが考えられます。
分析のしやすさ
会計はあなたが行動したり、意思表示した結果になります。社長であるあなたの決定ひとつひとつにはお金が絡むことが大半であり、その結果、通信簿的な役割が会計なのです。
結果だから過去はかえられない、そんな数字には意味がないと感じるかもしれません。過去の数字だけみて、こうなりました、そうなんだ、で終わるともちろん意味がないです。
しかし結果をふまえて次の戦略を練ることは重要。あなたの戦略が上手くいっているのか、いないのか、その戦略を続けてよいか、やめるべきなのかを考えるために会計の数字をつかいましょう。数字はうそをつきません。はっきりと勝ち負けがわかるのです。
この会計の数値をぶんせきするときに重要なのは比較です。前年同月比としてどうなのか、前月と比較してどうなのか、他の経費と比較してどうなのか、などそれらを比べるためには一定のルールがなければ比べるもとの数字がぶれてしまいわからなくなってしまいます。グラフを使ったり比率を使ったりして経営分析するにしても一定のルールにもとづかなければ役に立たないのです。
借り入れのしやすさ
分析のしやすさからの流れにはなりますが、これは銀行からの借り入れのしやすさにも繋がります。
というのも銀行がその会社にお金を貸せるかどうかはさまざまな指標やデータにもとづき判断します。つうじょうその指標やデータは3年間分の決算書に記載されている数字でつくります。その決算書の勘定科目にルールがなく適当だと指標やデータがヘンテコになってしまいます。
これでは銀行はお金を貸せるか貸せないかの判断さえできません。さいあく適当な決算書を作る会社である、信用できない会社であるということで借り入れができなくなることも。。。
なのできっちりとした自分の会社のルールにもとづき勘定科目を使っていくことが必要になります。
チェックのしやすさ
払った経費なのに会計ソフトに計上していない経費の計上もれというものはひじょうにもったいないです。節税対策のコツは保険だったりなどのさいくをするよりまえにちゃんと経費を拾いきるということが大切。現金で払いレシートをなくしてしまっていくらつかったかも覚えていないとなると1円でも経費になりません。(日付や金額などがわかっていれば出金伝票を作れば経費になります。)
その経費をいれたかどうかのチェックに勘定科目を決めるルールを一定にするということが繋がります。 前年同期比、前月比などで経費のぬけがないかをチェックしてみましょう。(逆に経費を二重計上しているってこともわかるで一石二鳥です！)
勘定科目は会社の意思をあらわすもの
厳格なルールがなく自分で勘定科目を決めなければならないということは、それは会社の意思が勘定科目にあらわれているといえます。
それが税金のことで問題になるときがあります。
たとえば会社として交際費としてある経費を決めたとします。つうじょうは問題ないです。
しかし税務調査でほかの勘定科目になっていた経費が交際費であると指摘されたとします。その指摘によって交際費の経費の上限である800万円を超えてしまったとき、以前交際費としていた経費はやっぱり違う勘定科目でした、ということが難しいです。
最初に経費を計上したとき交際費として会社は判断したでしょ？と。(あきらかに交際費ではなかったら交渉の余地があるかもですが。。)
よって会社の意思が反映された勘定科目はその場のノリで適当に決めるのではなく、ちゃんと考えて決める必要があります。
『今日の気づき』
辞めることとなった後半になればなるほど自分の案件がほかの人に移るので楽になるかとおもいきや、後半になればなるほど忙しくなってくる気がします。
引き継ぎとかも含めていろいろありますからね。。
いままで担当していたクライアントの情報は担当者がいちばん知っており、会社としても大切な財産になります。
しっかり引き継ぎをし、クライアントにも会社にも迷惑をかけず、飛ぶ鳥あとをにごさず精神でいきます！